Pernah tak rasa geram bila nak cari company secretary tapi susah gila nak dapat? Call tak angkat, WhatsApp double tick biru tapi senyap, email pun entah ke mana. Dah la urusan syarikat bukan main banyak, tiba-tiba stuck sebab secretary slow respond.
Saya perasan benda ni masalah ramai orang. Lagi-lagi bila kerja yang melibatkan proses SSM, resolusi, dokumen penting—bila tanya status, kena tunggu berhari-hari baru dapat update. Dari situ saya mula fikir, mesti ada cara untuk mudahkan semua ni.
Sebab uruskan banyak syarikat pun masalah juga, jadi jangan terlalu kejar secretary yang pegang terlalu banyak portfolio. Sebenarnya, tak elok juga kalau terlalu overloaded. Saya cerita ni berdasarkan pengalaman sendiri. Jadi saya pun kena do something untuk pastikan semuanya lancar.
Dari situ mulalah saya buat research, macam mana nak centralize semua communication dan progress kerja supaya lebih teratur. Timbul idea nak buat satu customer portal khas untuk track semua task dengan lebih mudah. Boleh tahu progress kerja, upload dokumen, dan semua dalam satu tempat—tak perlu lagi cari WhatsApp lama atau scroll email bertahun dan clien tak perlu tanya, boleh track progress daripada situ.
Pelbagai sistem saya cuba, namakan sahaja yang ada, semua tak match dengan apa yang saya nak. Jadi bila dah ada idea, saya mula cari jalan untuk realisasikan. Masa tu baru saya tahu ada geran kerajaan yang boleh bantu startup buat sistem. Saya pun cuba mohon, dan alhamdulillah berjaya dapat geran yang cover up to 70% kos sistem. Total buat sistem ni cecah RM20K, tapi dengan bantuan geran, saya dapat jimat banyak.
Sekarang dengan adanya sistem ni, bukan saja kerja lebih teratur, tapi saya pun lebih mudah pantau semua task yang berjalan. Dah tak ada lagi kes kerja tersangkut sebab miscommunication atau lambat update status. Kalau staff client atau team saya resign pun, saya tetap boleh tahu progress task. Ini pun antara punca saya buat portal. Nak bagi pantauan team department lain di satu tempat.
Perjalanan ni memang ambil masa dan banyak benda yang saya belajar sepanjang proses. Tapi yang paling penting, saya nampak betapa pentingnya sistem dalam memastikan kerja lebih lancar dan efisien. Siapa sangka idea kecil dari masalah harian boleh jadi solusi yang memudahkan banyak pihak?
Sekarang saya tengah cari jalan untuk tukar sistem ni kepada mobile apps pula. Buat masa skrg system ni web based, offcourse sistem ini tak perfect. Kalau staff tak update, sampai kesudah status tak bergerak. Tp ada sesuatu saya boleh bagi kepada pelanggan. Better something rather than nothing kan.
Saya sahaja kena improve cara uruskan.
Dan antara kebaikkan, sistem ni boleh saya bagi akses kepada staff client dan kalau client ada byk syarikat pun boleh monitor di satu tempat. Kami linkkan syarikat client di satu user login.
Slow growth saya ni, tapi tak apa. Saya percaya kalau sentiasa berusaha, kejayaan akan sampai juga!
Untuk Kes Portal ni sampai saya sendiri buat video animation untuk menerangkan, ok la daripada tiada kan :
https://beacons.ai/azizam.azizan
https://beacons.ai/azizam.azizan
No comments:
Post a Comment